人人可以做学霸!只要你善于运用时间管理矩阵

多伦多妈妈网编 作者:虎小久 2018-12-20 08:42
今天我们来回顾下,昨天晚上ConnieZhang妈妈的在线讲座。我感觉她像一位半退休的妈妈,住在美国明尼苏达州,有两个儿子,一个12岁,一个9岁。每天早上7点 ..

本文由多伦多妈妈网与少儿在线中文课Lingo Bus 合作推出

 
今天我们来回顾下,昨天晚上ConnieZhang妈妈的在线讲座。我感觉她像一位半退休的妈妈,住在美国明尼苏达州,有两个儿子,一个12岁,一个9岁。每天早上7点起床,8点送两个孩子上学,下午3点又要去接孩子,孩子回家后,会做一个妈妈所有该做的事,直到哄孩子上床睡觉。
 
完全属于Connie妈妈的时间,就是早上8点半,到下午3点之间。那么她利用这些时间,做了什么呢?




 
一、Connie的现身说法
 
 
她创办了一家咨询公司叫瑞利溪(Riley Creek),给国内公司做环保方面的咨询,所以有时候要去中国出差,做业务拓展。她还一个人运营了一个公众号,叫康妮美国频道(ID:ConnieUSAChanel),每月或每两周更新一次,目前有2万粉丝。国内深有影响的Niwo成长学院在线课堂,她教授三门课:时间管理、人脉搭建、激情转化。在得到APP还开设了一门亲子教育精品课:如何培养让人喜欢的孩子。
 
她还是当地教会的慈恩会会长,管理者170多个姐妹的大小诸事儿。作为哈佛MBA,她还经营着一个庞大高端的人脉网络,经常要出去Social。还要帮哈佛商学院做招生面试官。平日喜欢锻炼、健身,夏天打高尔夫,冬天去滑雪。现在还在学习画油画,还建立了兴趣搜集古画。
 
最近还出了一本关于人脉搭建的书,将于3月份面市。
 
作为一个长年陪伴孩子的妈妈(老公经常出差),她似乎又干了许多全职妈妈的事,把自己的日程安排得满满的,时间塞得满满的不是吗?可Connie又总是一副精力充沛的样子。
 
她是怎么做到的呢?
 
在Lingo Bus邀请下,她做了精彩分享。她的分享,主题集中,但语速很快,信息密集,感觉相当于几节课的内容,集中到一节来讲了。有些妈妈可能吃不消,所以我们改变一种方法,提纲挈领讲讲。
 
Connie是北京人,从北京四中、北大经济学院国际经济系、哈佛商学院MBA一路走来,堪称学霸。可以看出,她关于爸爸妈妈如何兼顾事业、家庭、成长来管理时间,也是和学生时代如何读书,如何掌握学习方法,一脉相承的。所以妈妈们学习消化了,除了运用到自己身上,一样可以交给正在读书的孩子。
 
有了Connie分享的这些法宝,你的孩子一样可以考上北大!
 
 
 
二、谈时间管理,先谈精力管理、情绪管理
 
对不起,我把时间顺序有点打乱,但我总结的,都是Connie讲到的,而且是着重强调的。
 
时间是个资源,但你得有支配的能力。那就是你得有精力。身体健康、精力充沛、能控制情绪,是个先决条件。
 
我们看到一些读书好的孩子,其实并非天天都在读的,该玩的时候在玩,该锻炼的时候在锻炼,而一些点着蜡烛打着手电筒的孩子,并没有考出好成绩考上好大学对吧?
 
Connie分享了什么是重要的事,什么是不重要的事,但令人惊奇的是,她始终把健身、锻炼,都当做重要的事来做。
 
她也并非把每天的时间塞得满满的,而是有“留白”。其实就是我们常说的放松(relax),张弛有度。哪怕就是坐在那里冥想,让自己的情绪得以平静。否则我们知道,人一旦处于情绪之中,失去控制,那么就产生抵触、焦虑、焦躁,什么都不想做了,白白耗费大量时间,最后又后悔对吧?
 
而且,身体动起来,和人的情绪也相关的。Connie说,“motion creates emotion”,你在那儿烦躁,其实起来动一动,哪怕是扭扭屁股,心情也会一下好起来。
 
所以,修身、修心、运动,是个长期要做的事。有这个基础,我们才更好做到时间管理。
 
 
三、大石头、小石头和沙子的故事
 
我们为什么经常感觉抓不住时间呢?为什么常常感觉带孩子和做事业、提升自己不能兼顾呢?为什么感觉照顾了孩子,就不再有时间和精力干别的呢?
 
Connie认为,主要是有四个原因,一是分不清事情的轻重缓急,二是缺乏目标和计划,三是每天的时间没有做区分对待找出黄金时间段,第四是大量碎片时间,耗费在了社交媒体上。
 
为此,Connie打了个小比方。我们要把几个大石头、一堆小石头和一大堆沙子,装到一个袋子里,怎么可以装得更多呢?
 
不能胡乱装吧?
 
是不是应该先找出那几个大石头,先装大石头,然后塞入小石头,最后倒进那些沙子。那么整个袋子,就装得鼓鼓囊囊的。
 
而不是反过来,先装沙子,再装小石头和大石头对吧?想想看。
 
时间就好像那个袋子,袋子大小是一样的,我们就要先找出那些最大的石头(最重要且最紧急的事儿),计划落实了,接着才是小石头(重要但不紧急、紧急但不重要的事儿),最后才是沙子(既不重要也不紧急的事儿)。
 
Connie称之为“时间管理矩阵”:
 



 
一句话,分清楚事情的轻重缓急。
 
比如,Connie本周三要做这个关于时间管理的讲座,这是重要的,也是紧急的,那么会放在优先顺序里。和LingoBus的人联络一下情感,这个重要,但不紧急。让多伦多妈妈网等媒体公众号,预告一下讲座,这个紧急,但不是很重要。最后,打电话告诉朋友,要做这么一个讲座,这既不重要也不紧急。
 
Connie把它划分为四个象限。咱们最主要的是找出第一象限的“大石头”。但什么是“小石头”呢?第二象限的,更像小石头。虽然不紧急,但是很重要。比如建立人脉,平日做好了,那么到了时间需要用,很紧急了,就立即用得上了。如果平日不重视,到了火烧屁股再去找人,那么第一象限的事,就做不好了。
 
Connie还讲到第三象限的误区,人们往往容易把第三象限的,当做第一象限的“大石头”来做,其实是错误的,是在浪费时间和精力。因为看似紧急,但是对别人紧急,对你自己并不是很重要。如果你穷于应付,那么就把真正“大石头”和“小石头”的时间精力挤占了。
 
第四象限,其实是个碎片化时间。要懂得控制,同时可以把一些重要但并不紧急的事,随即插入进去。
 
 
四、时间管理和你的目标相关
 
 
做时间管理,分配时间,首先要懂得自己的目标是什么。否则就是无的放矢了。
 
目标有分大目标、小目标、阶段性目标。大目标,指的是你的人生观、事业观,你究竟想成为什么样的人,你看重什么,你在事业、家庭、子女教育、个人成长上,有什么诉求?
 
这是总的一个罗盘。
 
然后是你的小目标、阶段性目标。比如Connie在2019年初的目标是,出一本关于人脉搭建的书,那么这几个月来,无论是做Business、讲课、Social、写公众号等多个方面,她都在为这一个集中的目标努力。那么她这一段时间的时间分配,划分什么是“大石头”、“小石头”、“沙子”,也是围着这个目标转的。
 
每个人的人生不同,目标也是不同的。有的是赚钱,有的是让孩子上好的大学,有的人是为了减肥,有的人是为了找人生伴侣。那么你都根据自己这一目标,来安排自己的时间。
 
目标也不是单一的,你可能同时有几个目标,那么时间管理,也是多线程的。一般可以分为事业、家庭、自我提升成长几个方面。
 
 
五、对不重要的事说“NO”
 
很多人把许多精力、时间,浪费在了第三象限(紧急但不重要的事儿)上。为了应酬,为了满足别人的期望、要求,为了帮助别人,去答应一些耗时耗力但对达成自己的目标并没有太大帮助的事。
 
这样,就不够专注。
 
Connie引用乔布斯的话,专注就是要勇于说不,还有巴菲特的话,成功人士和非常成功人士的区别,就是非常成功人士几乎对所有事说不。
 
Connie说,她在niwo成长学院开了三门课,其他一些类似平台也来找她,虽然可以让更多人受益,她自己也可以挣得更多,但是她拒绝了,因为人的精力是有限的,她不想分散精力。
 
她还维护了一个庞大的人脉网,经常会有饭局、Social。如果都去应酬,那么时间都被占用了,别的事就没法做了。但是关系还是要维护的,她是怎么解决的呢?一个是利用午餐时间,短平快,把晚餐时间留给自己和家人,一个是找个统一时间,把大家伙一起请来,她做东,合并同类项,一次解决。
 
所以对别人请求、要求你做的事,要有所为有所不为。对于那些不重要的事,学会拒绝。
 
 
六、学会做减法
 
我们发觉时间不够,还有个原因,我们把大量时间,耗费在了第四象限(既不重要也不紧急的事儿)。比如刷朋友圈,玩微信,玩社交媒体。Connie尝试过斋戒社交媒体十天时间,并没有对自己的生活发生大的变化,对自己重要的事情,并没有受到削弱。
 
另外,作为妈妈,我们还把太多的时间花在孩子身上,什么事都大包大揽,亲力亲为,既剥夺了孩子学习锻炼的成长机会,又把自己的时间精力都占完了。
 
Connie说,她去探访过一个七孩子妈,看到她家里乱成一团,家务活一大堆,她一个人忙里忙外,可是七个孩子,每一个会动手帮一下。这难道不是一种悲哀吗?
 
一定要让孩子从小学会做力所能及的事,分担家务,不能当甩手掌柜。
 
做事情,还可以任务密度来衡量。什么是任务密度呢?这件事的重要程度,除以完成它需要的时间。如果密度小,就不如舍弃,或者安排别人做,外包给他人做。Connie举了个回北京想去西城区买花卷豆包的事,就是个非常低密度的事,她放弃了,但她爸跑去做了,可以看成一次“外包”。
 
 
七、巧用日历,扔掉To do list
 
一说时间管理,我们就想到To do list,但Connie说,这玩意儿不靠谱,因为你不知道每件事,真坐起来要花多少时间。其实,永远有相当部分,你永远做不完,变成虚设。
 
她是怎么做的呢?
 
她就是用电子日历。每周日,把下一周“三个大石头”找出来,填写在日历上。每一天晚上睡觉前,把第二天的“三个大石头”找出来,填写在日历上。
 
剩下的见缝插针。同时根据突发事件进行及时调整。
 
为了解决事业、家庭和个人成长提升难以兼顾的问题,她每周还分出主题日。比如她周一和周三工作、开会,周二画画,周四滑雪锻炼,周五社交,周六是家庭日,周日奉献给教会,且是休息日。
这样,她永远各方面都有得做。
 
 
八、如何治疗拖延症?
 
以上知识、方法你都掌握了,可是每每到了该做的时候,却无法自律自控,总是拖延怎么办?是不是很令人懊恼?
 
Connie在这方面很有心得,她让我们首先找出喜欢拖延的原因:可能是动力不足,有当下偏好(不想放下手头正在做的事),有畏难情绪,缺乏自信(感觉自己做不好),有完美主义(一拖再拖,不断修改完善)等等。
就是缺乏决绝的行动。
 
想有决绝的行动怎么办?打个比方,你不想吃眼前的薯条,那么你撒一堆盐,把它弄mess就好了。
 
一项艰巨的任务,我们有畏难情绪,可以拆解成小目标。比如Connie要报税,有好多发票要统计,不想做,怎么办?那么今天我只做一个月的发票,做完再说,这就化整为零,分解了。
 
还有个“5秒钟起飞”的技巧。倒计时“5、4、3、2、1,做!”,不给自己留有思考的余地。
同样,也有个“5分钟准备”的技巧。比如不想锻炼,但给自己5分钟时间,把衣服换上,把鞋换上,进入一个新的态势,那么你不去锻炼也得锻炼了。画画也是如此。觉得没时间画,那么拿出5分钟时间,把画布铺开,把调色板摊开,把颜料挤出来,那么没时间画,也得静下心来画了。
此外,还可以给自己定一些虚拟的时间点,就好比阶段性的Deadline。我必须在本周三之前,把课件交给lingo bus等。
 
还有一个技巧,自己实在缺乏自律,那么找人组队进行。完成一些阶段性任务,给自己小小奖励等。
 
 
 
九、如何对症下药矫正?
 
如果你现在没有时间管理,不知道每天的时间是怎么耗费的,耗费在哪里,那么可以下载个日历方面的app,做一次详细的recording。
 
甚至每15分钟记录一次。最后统计一下,自己的时间都去哪儿了。找出哪些是不重要的,哪些是不紧急的。

根据上面的是时间管理矩阵,进行调整。增加第一象限的,减少第三、第四,同时不要忽略第二象限的积累。
 
 
 
 
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